Datenschutzerklärung

Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Online-Terminbuchung.

1. Verantwortlicher Musterstadt [Anschrift] E-Mail: [datenschutz@behoerde.de]

2. Zweck der Datenverarbeitung Wir verarbeiten die im Buchungsformular angegebenen Daten ausschließlich zum Zweck der Terminvereinbarung, -bestätigung, -erinnerung, -änderung und -stornierung sowie der Verwaltung am Schalter. Ihre Kontaktdaten verwenden wir bis zum vereinbarten Termin ausschließlich zur Vorbereitung und Durchführung dieses Termins. Eine Datenweitergabe an Dritte geschieht zu keinem Zeitpunkt. Auswertungen erfolgen nur in statistisch aufbereiteter und anonymisierter Form.

3. Welche Daten werden verarbeitet Je nach Konfiguration des Buchungsformulars können erhoben werden: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Straße und Hausnummer, Postleitzahl, Ort sowie freie Bemerkungen. Bei Terminen für mehrere Personen können zusätzlich Vor- und Nachname weiterer Personen gespeichert werden. Optional können Sie Unterlagen (z. B. PDF oder Bild) zu einem Anliegen hochladen.

Technisch verarbeiten wir außerdem: - die Client-IP-Adresse für höchstens 24 Stunden zum Schutz vor Missbrauch (Buchungs-Rate-Limit); - ein Pseudonym (gesalzener und gepfefferter HMAC-Wert) Ihrer E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer, falls die Verwaltung die Regelung zu wiederholt nicht wahrgenommenen Terminen aktiviert hat. Gespeichert wird kein Klartext. Wird die eingestellte Anzahl nicht wahrgenommener Termine im Beobachtungszeitraum erreicht, kann die Verwaltung die Online-Terminbuchung befristet einschränken; eine Terminvereinbarung persönlich im Amt und telefonisch bleibt davon unberührt. Über die Einschränkung entscheidet im Regelfall ein Beschäftigter der Verwaltung, nicht das System; - Bestätigungs- und Storno-Token für E-Mail-Links; - Protokolle zum E-Mail-Versand; - ein Audit-Log technischer Verwaltungsaktionen (ohne absichtliche Speicherung von Klartext-Kontaktdaten); - Kundendaten in der internen Kundenübersicht der Verwaltung, solange zugehörige Termine bestehen.

Wenn die Verwaltung Webhooks aktiviert hat, können Termindaten an eine von der Verwaltung festgelegte Empfänger-URL übermittelt werden. Das Bild-Captcha speichert keine personenbezogenen Daten.

4. Rechtsgrundlage Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) sowie zur Erfüllung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. zur Terminabwicklung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die kurzfristige IP-Speicherung und der Bot-Schutz dienen der Sicherheit der Verarbeitung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Regelung zu wiederholt nicht wahrgenommenen Terminen stützt sich auf die Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. dem einschlägigen Landesrecht); ihr können Sie nach Art. 21 DSGVO widersprechen.

5. Speicherdauer Ihre personenbezogenen Daten werden nach 30 Tagen nach dem vereinbarten Termin vollständig gelöscht. Es verbleibt nur ein anonymer Datensatz ohne Bezug zu Ihrer Person, der ausschließlich in die Statistik eingeht. IP-Einträge zum Rate-Limit werden nach 24 Stunden gelöscht. Pseudonyme zu nicht wahrgenommenen Terminen werden mit Ablauf des Beobachtungszeitraums gelöscht, spätestens sobald sie in eine Einschränkung eingegangen sind oder die Markierung zurückgenommen wurde; eine Einschränkung selbst endet mit Ablauf der Frist und wird danach vollständig entfernt. Hochgeladene Dokumente werden mit der Anonymisierung des Termins entfernt.

6. Double-Opt-In Falls die Verwaltung eine Bestätigung per E-Mail-Link verlangt, wird der Termin zunächst nur vorgemerkt. Verbindlich wird er erst nach dem Klick auf den Link. Ohne Bestätigung wird die Vormerkung automatisch freigegeben.

7. Ihre Rechte Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Da zu nicht wahrgenommenen Terminen nur Pseudonyme gespeichert werden, benötigen wir für eine Auskunft die betroffene E-Mail-Adresse oder Telefonnummer von Ihnen — anhand dieser Angabe können wir prüfen, ob ein Eintrag besteht. Beschwerden können Sie bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einreichen.